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問題B:如何開展預算編制才能讓各級管理者真正參與進來?
大部分人(包括財務人和管理者)都會認為預算編制就是填制一系列的表格,事實上大部門企業也是這樣做的,也就是把預算編制僅僅當成了填表行為。我認為預算編制確實離不開填表,但僅僅填表必然會搞成財務預算,讓大家認為預算主要是財務部門的事。如何開展預算編制才能讓各級管理者真正參與進來?結合實際咨詢體會,我認為在預算編制環節要進行變革,即按照以下五個步驟建立管理導向的預算編制模式:
1、問題總結—我部門今年的核心問題是什么?
即預測當年預算完成情況(因為每年編制下年度預算時,當年度還未結束),若能很好完成,經驗是什么?若未完成,教訓是什么?本部門當前存在哪些核心問題需要下一年度重點解決?
2、主題確定—下年度的經營管理主題是什么?
本公司/本部門預算年度的核心經營管理主題是什么?是開拓新市場?是擴大市場占有率?是提高利潤率?是成本的降低?是業務流程的規范化?是抓產品質量?是強化安全環保?是技術創新?是國際化?總之,要根據上一年度問題、戰略要求、市場競爭形勢、本部門重點職責等確定。經營管理主題是預算年度總方針、總方向、工作重點,直接影響預算導向和目標設定。
3、目標設定—下年度的具體目標是什么?
一般情況下,本部門的預算目標是由上級部門確定的(即采取自上而下方式定目標),因此在年度計劃預算書中一定要明確。同時,要把本部門的目標進一步按照再下級部門或崗位、產品、區域、時間等維度進行細分。
4、計劃支撐—支撐目標達成的核心行動計劃措施是什么?
這一部分至關重要,但往往容易被忽視。任何目標要想實現,必須要由行動計劃措施予以支撐,尤其是一些完成難度較大的目標。比方銷售目標達成有困難,就必須制定相應的應對措施(如改變銷售模式、開拓新市場、改變銷售結構、改變激勵措施、強化廣告促銷、強化銷售團隊培訓等),制定計劃措施時一定要有創新思維,要具體明確可操作,要明確責任人明確完成時間。所有計劃措施一定要針對前述問題和目標制定,要有關聯性有針對性。
5、資源要求—我需要公司提供哪些預算資源?
提出本單位/部門目標實現和行動計劃執行所需要的資源保障,包括增加人員、資金費用投入、設備投資、培訓投入等。當然資源配置要合理,要有依據。
各部門按照以上五個步驟進行編制,形成的成果可稱為《年度計劃預算書》,然后再開展預算方案對話機制。相關必要的預算表格作為對年度經營計劃預算書的附件(預算表格很多是標準化的,目標是為了層層匯總,很多純財務預算表格可由財務部門填制),這樣就建立了管理導向預算編制模式。多次實踐證明,這種編制模式下,各級管理者參與預算的程度就會大大加強,財務預算就會走向全面預算。